[versión en español]

Marisa (not her real name) is a Belgian UX designer living in a small village close to Girona. Right before the pandemic, she bought this amazing cottage - and as a non-designer myself, I am in awe about the transformation. Turns out, you can pull off cozy and modern at the same time. 

Obviously, Marisa works from her living room. She does UX design for two SaaS companies in the Netherlands, while also working on short-term projects with companies that need intermittent support for their design teams. In practical terms that means she doesn’t have to worry about VAT (or IVA, in Spanish), because B2B services within the EU do not require VAT on the invoice. 

Her invoices, by default, include the relevant phrase 

“VAT-free transaction pursuant to Article 69 of Law 37/1992 on VAT” - “Operación exenta de IVA por aplicación del artículo 69 de la Ley 37/1992 del IVA”

Every trimester, she files her 303 to declare the (non-existing) VAT, and that’s that. 

Or is it? 

ROI isn’t just Return on Investment

If you are a freelancer in Spain working with European clients, the Spanish understanding of ROI is crucial. ROI means: Registro de Operadores Intracomunitarios, and you need to be registered there. On the other side, your clients need to be in the corresponding register in their own country. 

Sometimes this is referred to as EU-VAT number, and you can check the validity of your client’s numbers in the European VIES database. And yes, you can check whether you are correctly in the database. Choose Spain as the member state and plug in your NIE/NIF number. Then click verify, and you’ll get the result. 

That also means that your EU-VAT number is simply ES-{your NIE/NIF number}.

If you do have European invoices, you also need to file the modelo 349 every quarter. Unless you are billing over 50,000 EUR every quarter, then you’ll need to do monthly filings. 

The 349, the intracomunitario declaration, needs to match, to the cent, what you declared in your 303 - for EU VAT registered entities. Because if they are NOT EU VAT registered (e.g. because they forgot, or they are a charity, or a host of other reasons) - then you’d have to charge Spanish VAT whether you want it or not. 

Typical problems with modelo 349

Marisa’s previous gestor did file the 349 every quarter, however, they never re-checked the VAT registration of her long-term clients. And when one of Marisa’s clients went through a company restructure and changed their VAT registration - that information was lost. As a result, the 349 reference number didn’t exist anymore. 

Oops. 

Luckily, this isn’t considered fraud and rarely carries a fine. At some point, Marisa got a requerimiento to amend the filings and explain what had happened. She ended up with some extra paperwork, and a scare. 

Another typical drift happening over time is connected to your (initial) choice of epígrafe del Impuesto sobre Actividades Economicas (the IAE that defines your professional category for tax purposes). Most autónomas choose their category at the beginning of their activity. And then they learn, and pivot, and adjust. And sometimes what you do ceases to match what you signed up for. For example, if Marisa were to start licensing Figma designs, we would review her setup. 

And, as mentioned above, if you bill more than €50k per quarter, your 349 needs to be filed monthly.

Check your filings - at least occasionally

The first thing we do with every new client at AutonomaThatWorks is a reconciliation check. Four quarters of 303s against four quarters of 349s, cross-referenced against the VAT numbers on record. In about six out of ten cases, we find something that needs updating: a VAT number that needs updating, a service that has been classified slightly too loosely. Twice it’s been something that would have triggered a requerimiento within the year. 

So, even if each filing has been handled correctly in isolation, you do want to check them side by side to get the full picture. So, when was the last time you, or your gestoría, looked at the full story to make sure it makes sense? 

Facturas a la UE, el ROI de verdad y el modelo 349

Marisa (nombre ficticio) es diseñadora UX belga y vive en un pueblito cerca de Girona. Justo antes de la pandemia compró una casita increíble — y como yo no tengo ningún ojo para el diseño de interiores, me quedé boquiabierta con la transformación. Resulta que sí se puede combinar lo acogedor con lo moderno.

Como era de esperar, Marisa trabaja desde su salón. Hace UX para dos empresas SaaS en los Países Bajos, además de colaborar en proyectos puntuales con empresas que necesitan apoyo intermitente en sus equipos de diseño. En la práctica, eso significa que no tiene que preocuparse por el IVA: los servicios B2B dentro de la UE no llevan IVA en la factura.

Por defecto, sus facturas incluyen la frase correspondiente: "Operación exenta de IVA por aplicación del artículo 69 de la Ley 37/1992 del IVA"

Cada trimestre presenta su modelo 303 para declarar el IVA — que, en su caso, es cero — y listo. ¿O no?

El ROI que no es lo que parece

Si eres autónoma en España y trabajas con clientas europeas, hay un ROI que tienes que conocer sí o sí: el Registro de Operadores Intracomunitarios. Necesitas estar inscrita. Y tus clientas necesitan estarlo en el registro equivalente de su país.

A esto se le suele llamar número de IVA intracomunitario, y puedes comprobar la validez del número de tu clienta en la base de datos europea VIES. También puedes verificar si tú estás correctamente registrada: selecciona España como estado miembro, introduce tu número de NIE y dale a verificar. El resultado es inmediato.

Esto significa también que tu número de IVA europeo es simplemente ES-{tu NIE}.

Si emites facturas a empresas de la UE, también tienes que presentar el modelo 349 cada trimestre. Salvo que factures más de 50.000 EUR por trimestre — en ese caso, la presentación pasa a ser mensual.

El 349, la declaración intracomunitaria, tiene que cuadrar al céntimo con lo declarado en el modelo 303 — pero solo para las empresas registradas en el ROI europeo. Porque si tu clienta no está registrada (por olvido, porque es una asociación, o por cualquier otro motivo), tendrías que cargar IVA español, quieras o no.

Por qué el 349 se puede desviar

La gestoría anterior de Marisa sí presentaba el 349 cada trimestre, pero nunca volvía a verificar el registro de IVA de sus clientas habituales. Cuando una de ellas pasó por una reestructuración interna y cambió su número de IVA, nadie actualizó el dato. El número de referencia del 349 dejó de existir.

Vaya.

Por suerte, esto no se considera fraude y rara vez conlleva sanción. Pero en algún momento Marisa recibió un requerimiento para corregir las declaraciones y explicar lo sucedido. Más papeleo, un susto considerable, y tiempo perdido.

Otro error que aparece con el tiempo tiene que ver con el epígrafe del IAE (Impuesto sobre Actividades Económicas), que define tu categoría profesional a efectos fiscales. La mayoría de las autónomas lo eligen al principio de su actividad. Y luego evolucionan, pivotan, amplían su oferta. Y a veces lo que haces ya no encaja con lo que registraste. Si Marisa, por ejemplo, empezara a licenciar diseños de Figma, revisaríamos toda su estructura.

Y, como ya mencionamos: si facturas más de 50.000 EUR por trimestre, el 349 pasa a ser mensual.

Revisa tus declaraciones — de vez en cuando, al menos

Lo primero que hacemos con cada nueva clienta en AutonomaThatWorks es una revisión de consistencia: cuatro trimestres de modelos 303 cruzados con cuatro trimestres de modelos 349, y los números de IVA registrados. En aproximadamente seis de cada diez casos encontramos algo que actualizar: un número de IVA caducado, un servicio clasificado con demasiada holgura. En dos ocasiones hemos detectado algo que habría generado un requerimiento antes de que acabara el año.

Aunque cada declaración individual esté bien hecha, conviene verlas juntas para entender el cuadro completo. Entonces, ¿cuándo fue la última vez que tú, o tu gestoría, mirasteis todo junto para comprobar que tiene sentido?