Facturas a la UE, el ROI de verdad y el modelo 349

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Marisa (nombre ficticio) es diseñadora UX belga y vive en un pueblito cerca de Girona. Justo antes de la pandemia compró una casita increíble — y como yo no tengo ningún ojo para el diseño de interiores, me quedé boquiabierta con la transformación. Resulta que sí se puede combinar lo acogedor con lo moderno.

Como era de esperar, Marisa trabaja desde su salón. Hace UX para dos empresas SaaS en los Países Bajos, además de colaborar en proyectos puntuales con empresas que necesitan apoyo intermitente en sus equipos de diseño. En la práctica, eso significa que no tiene que preocuparse por el IVA: los servicios B2B dentro de la UE no llevan IVA en la factura.

Por defecto, sus facturas incluyen la frase correspondiente: "Operación exenta de IVA por aplicación del artículo 69 de la Ley 37/1992 del IVA"

Cada trimestre presenta su modelo 303 para declarar el IVA — que, en su caso, es cero — y listo. ¿O no?

El ROI que no es lo que parece

Si eres autónoma en España y trabajas con clientas europeas, hay un ROI que tienes que conocer sí o sí: el Registro de Operadores Intracomunitarios. Necesitas estar inscrita. Y tus clientas necesitan estarlo en el registro equivalente de su país.

A esto se le suele llamar número de IVA intracomunitario, y puedes comprobar la validez del número de tu clienta en la base de datos europea VIES. También puedes verificar si tú estás correctamente registrada: selecciona España como estado miembro, introduce tu número de NIE y dale a verificar. El resultado es inmediato.

Esto significa también que tu número de IVA europeo es simplemente ES-{tu NIE}.

Si emites facturas a empresas de la UE, también tienes que presentar el modelo 349 cada trimestre. Salvo que factures más de 50.000 EUR por trimestre — en ese caso, la presentación pasa a ser mensual.

El 349, la declaración intracomunitaria, tiene que cuadrar al céntimo con lo declarado en el modelo 303 — pero solo para las empresas registradas en el ROI europeo. Porque si tu clienta no está registrada (por olvido, porque es una asociación, o por cualquier otro motivo), tendrías que cargar IVA español, quieras o no.

Por qué el 349 se puede desviar

La gestoría anterior de Marisa sí presentaba el 349 cada trimestre, pero nunca volvía a verificar el registro de IVA de sus clientas habituales. Cuando una de ellas pasó por una reestructuración interna y cambió su número de IVA, nadie actualizó el dato. El número de referencia del 349 dejó de existir.

Vaya.

Por suerte, esto no se considera fraude y rara vez conlleva sanción. Pero en algún momento Marisa recibió un requerimiento para corregir las declaraciones y explicar lo sucedido. Más papeleo, un susto considerable, y tiempo perdido.

Otro error que aparece con el tiempo tiene que ver con el epígrafe del IAE (Impuesto sobre Actividades Económicas), que define tu categoría profesional a efectos fiscales. La mayoría de las autónomas lo eligen al principio de su actividad. Y luego evolucionan, pivotan, amplían su oferta. Y a veces lo que haces ya no encaja con lo que registraste. Si Marisa, por ejemplo, empezara a licenciar diseños de Figma, revisaríamos toda su estructura.

Y, como ya mencionamos: si facturas más de 50.000 EUR por trimestre, el 349 pasa a ser mensual.

Revisa tus declaraciones — de vez en cuando, al menos

Lo primero que hacemos con cada nueva clienta en AutonomaThatWorks es una revisión de consistencia: cuatro trimestres de modelos 303 cruzados con cuatro trimestres de modelos 349, y los números de IVA registrados. En aproximadamente seis de cada diez casos encontramos algo que actualizar: un número de IVA caducado, un servicio clasificado con demasiada holgura. En dos ocasiones hemos detectado algo que habría generado un requerimiento antes de que acabara el año.

Aunque cada declaración individual esté bien hecha, conviene verlas juntas para entender el cuadro completo. Entonces, ¿cuándo fue la última vez que tú, o tu gestoría, mirasteis todo junto para comprobar que tiene sentido?